隨著國內(nèi)企業(yè)管理水平的日益提高，管理者對(duì)于流程的重視程度日益提高，咨詢客戶對(duì)于流程優(yōu)化的需求也有增加的趨勢(shì)。
流程優(yōu)化的起點(diǎn)是流程診斷，而不同企業(yè)在管理流程中存在的問題往往存在共性。筆者通過多個(gè)咨詢項(xiàng)目的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和相關(guān)咨詢案例的研究，初步總結(jié)出企業(yè)的管理流程中常見的三十個(gè)問題，并按照流程結(jié)構(gòu)、流程環(huán)節(jié)、流程節(jié)點(diǎn)以及流程管理四個(gè)方面進(jìn)行了分類，用于指導(dǎo)流程診斷的實(shí)踐，取得了良好的效果。
一、流程結(jié)構(gòu)問題
通過把企業(yè)現(xiàn)有流程作為一個(gè)整體進(jìn)行評(píng)價(jià)，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)以下問題：
1、流程的系統(tǒng)性差：流程缺乏整體統(tǒng)籌，對(duì)于需要統(tǒng)一規(guī)劃的相關(guān)流程沒有進(jìn)行整體考慮。例如，生產(chǎn)計(jì)劃流程、銷售計(jì)劃流程、大修計(jì)劃流程、備品備件計(jì)劃流程、物料采購計(jì)劃流程，必須根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)，以生產(chǎn)或者銷售為起點(diǎn)，制定相關(guān)的系列計(jì)劃，而有的企業(yè)往往將這幾個(gè)流程單獨(dú)運(yùn)行，造成各項(xiàng)計(jì)劃對(duì)相關(guān)工作的制度性差。
2、關(guān)鍵流程缺失：關(guān)鍵流程缺失是較為常見的一種情況，既包括沒開展相關(guān)工作導(dǎo)致的流程缺失，也包括開展了某項(xiàng)工作但沒有確定相應(yīng)流程的情況。前者較為常見的例子是戰(zhàn)略規(guī)劃方面的流程缺失，后者的例子通過細(xì)致的流程梳理往往能找出很多，不再贅述。
3、流程主體不明確：一般包括兩種情況，一是沒有明確規(guī)定某一流程的負(fù)責(zé)部門，二是對(duì)于不可分割的一項(xiàng)工作由兩個(gè)以上部門負(fù)責(zé)，造成多頭管理。
4、流程間的銜接不順暢：由于設(shè)計(jì)不合理，造成某一流程結(jié)束后，無法順利進(jìn)入下一流程，或者流程中涉及到的子流程無法達(dá)到無縫銜接。
5、節(jié)點(diǎn)過多、流程過長：一個(gè)流程中設(shè)計(jì)了眾多的步驟、子流程，各個(gè)步驟間存在復(fù)雜的依賴關(guān)系，流程順利運(yùn)轉(zhuǎn)的難度極大。
6、流程節(jié)點(diǎn)之間的等待時(shí)間過長：流程中單個(gè)節(jié)點(diǎn)的效率尚可，但節(jié)點(diǎn)間的等待時(shí)間過長，從而影響了流程的整體效率。
7、串行審批過多：對(duì)于可以并行審批或者事中、事后控制的事項(xiàng)，全都設(shè)計(jì)成事前的串行審批，導(dǎo)致流程運(yùn)行緩慢。
8、流程振蕩性高：在流程中設(shè)置了多個(gè)反復(fù)出現(xiàn)的環(huán)節(jié)或子流程，例如某企業(yè)在采購流程中，在招標(biāo)階段和合同審批階段需要財(cái)務(wù)、審計(jì)、采購等部門的經(jīng)辦人、主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相同的內(nèi)容反復(fù)審核三次。
二、流程環(huán)節(jié)問題
通過對(duì)單個(gè)流程的鏈條進(jìn)行審視，往往會(huì)發(fā)現(xiàn)以下問題：
9、存在多余環(huán)節(jié)：例如某企業(yè)的財(cái)務(wù)部門，總稽核與會(huì)計(jì)科主管由同一人擔(dān)任，但對(duì)于一些單據(jù)的審核，會(huì)計(jì)科完成后，再經(jīng)預(yù)算科審核，還要由總稽核進(jìn)行稽核。
10、存在環(huán)節(jié)跳躍：這類問題較為常見，指在兩個(gè)環(huán)節(jié)之間缺失了一個(gè)必要的步驟，例如對(duì)于培訓(xùn)流程缺乏評(píng)估環(huán)節(jié)、對(duì)于設(shè)備采購缺乏試運(yùn)行環(huán)節(jié)等。“環(huán)節(jié)跳躍”與“關(guān)鍵控制點(diǎn)缺失”和“缺乏必要的信息反饋”有所區(qū)別。
11、關(guān)鍵控制點(diǎn)缺失：對(duì)于重要事項(xiàng)的控制環(huán)節(jié)缺失。例如計(jì)量?jī)x器的購買缺乏質(zhì)量部門的審核環(huán)節(jié)、勞保用品的發(fā)放缺乏超標(biāo)審核等。
12、缺乏必要的信息反饋：一些需要進(jìn)行信息反饋的工作缺乏信息反饋環(huán)節(jié)，在一些人力資源相關(guān)崗位調(diào)整、考核等流程中，容易出現(xiàn)這一問題。
13環(huán)節(jié)順序不合理：例如，某企業(yè)的年度經(jīng)營計(jì)劃制定流程中，各分廠先向總部計(jì)劃管理部門上報(bào)了計(jì)劃初稿，再與設(shè)備管理、安全管理等部門協(xié)商進(jìn)行調(diào)整。
14、執(zhí)行錯(cuò)位：某項(xiàng)工作由與其無關(guān)的部門承擔(dān)，例如某企業(yè)的備品備件計(jì)劃流程中，檢修車間在上報(bào)備品備件需求計(jì)劃時(shí)，還需要上報(bào)庫存計(jì)劃，而庫存是由倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)的工作。
三、流程節(jié)點(diǎn)問題
流程節(jié)點(diǎn)的問題，一般僅通過分析現(xiàn)有流程圖不能發(fā)現(xiàn)，而需要深入了解流程運(yùn)行的實(shí)際情況。流程具體節(jié)點(diǎn)在操作中往往存在以下問題：
15、缺乏計(jì)劃性：在流程的起點(diǎn)容易出現(xiàn)這種問題，一些需要根據(jù)計(jì)劃進(jìn)行的工作在實(shí)際執(zhí)行時(shí)變成了完全根據(jù)相關(guān)部門提出的需求進(jìn)行，例如某企業(yè)的人員招聘流程，起點(diǎn)是各部門提出的人員需求，而沒有進(jìn)行人力資源需求的計(jì)劃工作。
16、缺乏操作規(guī)范：進(jìn)行某一節(jié)點(diǎn)的工作缺乏明確的規(guī)范。例如某企業(yè)的工藝檢查流程，沒有規(guī)定檢查的內(nèi)容、頻度、措施等，使得這一工作流于形式。
17、未能盡到職責(zé)：崗位人員在執(zhí)行節(jié)點(diǎn)工作時(shí)沒有盡職，這一問題需要深入了解實(shí)際工作情況才能發(fā)現(xiàn)。
|
