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流程改造要注意什么?

2008-7-30 【中國童裝網(wǎng)】 【字體: 】 【打印進入論壇
       企業(yè)的效率出現(xiàn)問題,很大的因素,出自于過程拉的太長,筆者就對福建晉江艾派國際集團的實戰(zhàn)案例,來說明流程改造這個問題。
  流程改造又稱組織改造,也有人稱流程再造。
  一個企業(yè)有很多流程,如生產(chǎn)流程,發(fā)貨流程,采購流程,銷售流程等。
  在接到艾派國際這個流程改造任務(wù)后,我將它定義為“訂單流程”——因為企業(yè)要解決的問題是“客戶訂貨電話打進來,到貨發(fā)出去,以最快速度完成”。 
  現(xiàn)在的企業(yè)競爭,已經(jīng)不象九十年代,擁有一個好的產(chǎn)品就可以養(yǎng)活一個企業(yè),而今的競爭,不局限于在產(chǎn)品競爭,品牌競爭,渠道競爭,速度競爭,資源競爭等,而是企業(yè)綜合能力的全面競爭!
  艾派國際,產(chǎn)品遠(yuǎn)銷中東,北美,歐洲等世界各地,所以對速度的要求更高,因為,年輕的柯總知道,速度代表專業(yè),速度代表領(lǐng)先,領(lǐng)袖,速度代表標(biāo)準(zhǔn),他的目標(biāo),就是打造國歷行業(yè)的“標(biāo)準(zhǔn)!”
  這個艱巨的任務(wù),總裁有如下要求:
  1、時間要快;——旺季即將到來;
  2、操作簡單,可執(zhí)行度高;
  3、過程,細(xì)節(jié)全部書面化,流程視圖化,激效管理表格化;
  4、部門間配合順利;
  ……
  有戰(zhàn)略眼光的企業(yè)家效率就是不一樣,一下將所有的要求擺在我的面前,最后加一句:“企業(yè)各部門主管馬上開授權(quán)會!” 
  …… 
  隨后我就進入了正式的了解階段; 
  每個行業(yè)的操作都是不大一樣的,為保證流程的合理性,可行性,所以我必須在較短的時間對所有的、現(xiàn)行的操作環(huán)節(jié)作全面的了解。在了解前,我給自己提了六大問題: 
  1、 現(xiàn)在流程涉及到幾個部門,它們間為什么要關(guān)聯(lián)?
  2、 各部門的工作重心是什么? 
  3、 他們對現(xiàn)在流程的實際感受是什么? 
  4、 他們希望是什么樣的流程? 
  5、 各流程是如何進行激效考核的? 
  6、 整個流程有多少單據(jù)支持?  
  圍繞這重點問題,我把時間全部花在與部門經(jīng)理溝通,與員工交流上,一周后,我的改造方案出來了,經(jīng)過“腦模擬”無數(shù)次,反復(fù)修改,推敲后,對各部門進行流程培訓(xùn);培訓(xùn)的目的——就是讓每個人“知道流程的全過程,知道自己在做什么,做的好壞怎么評估”等這樣簡單的事情,把復(fù)雜的流程細(xì)分到崗,到人,到怎么做這樣細(xì)小的過程。因為流程我按照“先定崗,后定人”的傻瓜式原則;  
  我決定進行現(xiàn)場運作觀察。 
  經(jīng)實際運作,獲得了效率提高的效果: 
  1、從以前定單開始到貨物出倉,需要接單人員和8個以上的人員溝通,現(xiàn)在直需要和兩個部門溝通,實現(xiàn)從人員溝通轉(zhuǎn)變?yōu)椴块T間的溝通; 
  2、因為省下了不必要的環(huán)節(jié),操作更為流暢?紤]到財務(wù)風(fēng)險、資金風(fēng)險的因素,各部門間的溝通均有一式三聯(lián)的單據(jù)提綱依據(jù)!
  3、時間上,從以前流程走完需要3天,到現(xiàn)在只需要1天,主要時間在生產(chǎn)上。達(dá)到了今天定貨,明天出倉的效果!
  4、各部門分工明確,避免了互相推委,扯皮的現(xiàn)象; 
  5、激效考核有理有據(jù),表格化,分解細(xì)化,做的好壞一眼就知,不存有人為的感情因素,從“感覺管理”上升到“激效管理”,員工放心;
  ……
  經(jīng)過運作,半個月后,流程穩(wěn)定,我終于長長的舒了口氣,舒這種氣,將心中的快樂釋放出來,令獲得了極大的鼓勵和輕松,因為在這日夜奮戰(zhàn)的20天,我的努力獲得了回報,在這20天,與兄弟們總結(jié)溝通的20天,我們獲得了友誼; 
  從這次流程改造,我得到了以下經(jīng)驗(注意事項),也就是在以后的改造工作,可以幫助我們少走彎。 
  1、 一個好的思路,出自于你對流程的全面徹底的知曉,所以,我們要在流程改造前,你要比流程中的員工還要熟悉它。 
   2、 帶著問題去調(diào)查;為了盡快熟悉流程,我們要了解什么,將它列出來,寫在紙上,這樣你的思路主題不會脫鉤;
    3、 流程改造的原則:定崗,定人,定職責(zé),定考核;也就是說,你的位置在哪?做什么?什么是做好做壞?有什么獎勵和懲罰?讓每個人心知道肚明!
  4、 流程出來要經(jīng)得起推敲,先在大腦里走過。上面提到的“腦模擬”就是這個意思,我不知道經(jīng)過了幾百次的“腦模擬”,才有現(xiàn)在流程的順暢。在腦中可行不一定在實際中可行,但是在腦中都不可行,在實際中一定不可行!
  5、 要反復(fù)修改,注重細(xì)節(jié),每次修改,力求完美!
  6、 確定修改無誤后,一定要給員工進行培訓(xùn);參加培訓(xùn)的人是涉及到該流程的所有成員和部門主管,培訓(xùn)的內(nèi)容是新的流程運作,定崗,定人,定職責(zé),定考核內(nèi)容!
  7、 在改造前,授權(quán)或動員大會起到了重要作用。如果沒有柯總當(dāng)即的部門主管開會,授權(quán),我想靠我一個人單槍皮馬肯定無法進行。 
  8、 個人心態(tài)把握好;如果沒有部門主管的支持,也不會在較短時間完成,所以,尊重他人,降低自己的身份,以“我就是企業(yè)員工”的心態(tài)去和他們交往,工作起來你將會獲得支持。 
  9、 要主次分明;流程的骨架要穩(wěn),我們說畫虎容易畫骨難,流程中的骨就是主線,就是主要環(huán)節(jié),一定要穩(wěn)定,以此為重點,其他的環(huán)節(jié)作為輔助性環(huán)節(jié)展開,不能主次不分!
  謝謝大家!
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新聞來源:互聯(lián)網(wǎng)   本網(wǎng)整理編輯:Marry
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