會展管理：信息技術在展會中的應用

[中國童裝網(wǎng)] 會展業(yè)中大量使用信息及網(wǎng)絡技術，將會進一步完善會展的媒介功能，這種數(shù)字化、信息化建設最終將促使會展服務內涵拓展，為展覽商和觀眾提供更多的方便。UF I主席曾提出，2005年有80%以上的參展企業(yè)和組展商通過網(wǎng)絡信息技術進行溝通，電子郵件、企業(yè)網(wǎng)頁、電子支付手段和服務、網(wǎng)絡身份的安全認證技術、信息和數(shù)據(jù)的網(wǎng)上傳播和自動化處理、網(wǎng)上商品交易系統(tǒng)等信息技術都會隨著網(wǎng)絡應用而參與到會展業(yè)中，提高工作效率，降低成本。

    一、基礎信息技術的會展作用分析

    1.提高了會展信息交流速度

    信息技術提高了政府、會展行業(yè)協(xié)會、會展企業(yè)、參展企業(yè)四者之間信息的交流速度。政府可以通過網(wǎng)絡向公眾發(fā)布最新的政策和法規(guī)，并為行業(yè)協(xié)會、會展公司、參展企業(yè)提供快速的政府服務，提高政府效率；會展行業(yè)協(xié)會可以及時將行業(yè)動態(tài)和行業(yè)規(guī)定傳遞到相關部門和企業(yè)；會展公司可以實時報道會展信息，讓不能來參加會展的組織和個人隨時了解會展進展，或者提供網(wǎng)上參展報名服務，方便參展企業(yè)進行活動。

    2.拓寬了會展信息交流的廣度

    會展的整個運作過程包括了政府、行業(yè)協(xié)會、會展公司、參展企業(yè)、媒體和會展觀眾等，涉及面廣，需要多方共同合作。而電子商務等信息技術在會展中的應用，為會展信息在不同主體之間的交流創(chuàng)造了條件，促進信息的共享，擴大了信息交流的廣度。比如，會展公司可以通過政府的在線服務進行國際會展的申報工作，當會展項目被批準，通過信息技術的支持，相應的信息將被行業(yè)協(xié)會、會展企業(yè)、媒體和參展商、觀眾共享，使會展的開展更加通暢。同時，當會展各個主體都利用網(wǎng)絡交流信息，依據(jù)網(wǎng)絡效應理論，則會給每個主體帶來最大的價值。

    3.降低了會展企業(yè)成本

     ERP、CRM、SCM、EB等先進管理信息技術的運用，一方面使得展覽項目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，另一方面，會展組織企業(yè)可以通過該平臺更加快捷地獲取來自各方的實時信息，動態(tài)地調整相關政策，更好地適應瞬息萬變的市場，獲得市場先機。另外，會展信息化將促使展覽活動操作走向規(guī)范化，這是會展信息化發(fā)展的客觀要求。

    二、網(wǎng)絡信息技術的會展作用分析

    1.提高了會展活動的工作效率

    組織、參加展覽的各個環(huán)節(jié)上信息收集、傳遞、處理的電子化和自動化都使展覽業(yè)務處理效率空前提高。大多數(shù)展覽會組織者網(wǎng)上招展、網(wǎng)上旅行機票和旅館預訂、對客戶的咨詢通過電子郵件及時回復以及網(wǎng)上下載客戶需要的有關展覽會的各種資料(展館展位平面圖、展覽日程安排、展覽會服務手冊)等等。

    2.增強了會展活動的經(jīng)濟效益

    網(wǎng)絡的應用使組展者、參展商、觀眾之間的聯(lián)絡手段從傳統(tǒng)的高收費的電話、傳真、信件中解放出來，使得業(yè)務費用降低；網(wǎng)絡應用使得展覽項目宣傳更為廣泛，組展者、參展商和觀眾可獲得比以往更為豐富、深入的信息資料，從而避免選擇項目時的盲目性及由此帶來的經(jīng)濟損失；辦公自動化提高了工作效率，經(jīng)濟效益自然提高。

    3.加強了會展業(yè)的協(xié)調管理

    展覽業(yè)的協(xié)調管理機構是在掌握大量信息和數(shù)據(jù)、在多個組展單位及其項目中選優(yōu)汰劣的基礎上開展工作的，展覽業(yè)流程的標準化和展覽運作規(guī)范化都將使展覽協(xié)調管理機構有據(jù)可依，從而為其進行科學化管理奠定基礎。

    4.促進了展覽業(yè)的全球化發(fā)展

    網(wǎng)絡使得展覽項目、組織機構的對外宣傳面向全世界進行，展覽信息從定向發(fā)布走向非定向發(fā)布，對展覽會的宣傳掙脫了地理位置的束縛。通過網(wǎng)絡平臺可以拓展會展企業(yè)的招展網(wǎng)絡，尤其是海外招展網(wǎng)絡，能增強企業(yè)自身的招展、組展能力，提高企業(yè)的核心競爭力。會展信息化使得會展產(chǎn)品參與國際范圍內的展覽業(yè)競爭將成為現(xiàn)實。

    三、電子商務信息技術的會展作用分析

    電子商務進入會展業(yè)是會展業(yè)自身發(fā)展的需要。會展是人們進行信息交流發(fā)布、洽談商業(yè)合作和進行市場營銷的場所，發(fā)揮的是一種橋梁和媒介作用，而電子商務在這方面具有傳統(tǒng)會展業(yè)無可比擬的獨特優(yōu)勢。按照電子商務對傳統(tǒng)會展業(yè)介入程度的不同，可分為兩個層次：一是不完全會展電子商務，即借助網(wǎng)絡技術進行的部分會展活動，其對會展業(yè)的作用如上面所述。另一個是完全電子商務，即網(wǎng)上會展。其作用除最基本的提高會展活動效率、降低企業(yè)成本、提高經(jīng)濟效益等，還有其他方面的作用：

    1.網(wǎng)上會展吸引企業(yè)上網(wǎng)進行信息的撮合和交易

    網(wǎng)上會展最大的特點是依托在各地運營機構和合作伙伴的信息平臺或者企業(yè)上網(wǎng)站點來展示。網(wǎng)上會展中的展會、展商、展品等所有信息都經(jīng)過組委會、電信運營商的嚴格審核，以保證網(wǎng)絡信息的安全性，以利于企業(yè)放心地選擇展會、展商和展品。因此，網(wǎng)上會展信息的真實和有價值信息增強了參與站點的信息價值性，增強這些站點在本地或本行業(yè)品牌影響力。而且網(wǎng)上會展這種一段時間里的高速集中的宣傳和造勢，不僅可促使實地參展的企業(yè)同時參加網(wǎng)交會，亦能帶動大量因受時間和空間限制的外地企業(yè)參加網(wǎng)絡展，使得網(wǎng)上會展線上線下都被企業(yè)關注，吸引企業(yè)上網(wǎng)進行產(chǎn)品供求信息的交換甚至進行商品交易。

    2.網(wǎng)絡會展成為會展業(yè)增強市場抗風險能力的最佳選擇

    會展組織者以展會為媒體，為展商與貿(mào)易商提供有效的交流平臺，客觀上是以集群與時空結合的方式，為行為主體間創(chuàng)造交流的環(huán)境。在突發(fā)危機發(fā)生的情況下，這種方式受到了挑戰(zhàn)。“會展電子商務”以其高效、靈敏的特點，表現(xiàn)出特殊的應用價值，實現(xiàn)了人們之間在不接觸的情況下，照常經(jīng)濟交往與貿(mào)易活動，有效阻斷了傳統(tǒng)展覽密集人群，集合傳染源的途徑。如在SARS期間，“會展電子商務”以“非接觸經(jīng)濟”形態(tài)高效運轉，發(fā)揮著具有歷史意義的重要作用，成為我國會展業(yè)應對突發(fā)危機的最佳選擇。在此次廣交會上，有487位參展商、339位客商參與了網(wǎng)上洽談，并達成不少成交意向。因此這種網(wǎng)絡會展的形式成為傳統(tǒng)實物會展的重要補充，同時在出現(xiàn)危機事件時作為傳統(tǒng)實物會展的替身，降低了危機帶來的損失，提高會展順利舉辦的概率。由此可見，大力發(fā)展會展信息化事業(yè)來降低因突發(fā)事件影響是一種非常可行的應對措施。